Inkoopsysteem Coupa
  1. Homepage
  2. Renewi leveranciers
  3. Coupa Coupa

Coupa

Welkom op de Coupa supportpagina voor leveranciers van Renewi. Hier vindt u alle benodigde informatie om met ons samen te kunnen werken via Coupa.

Wat is Coupa?

Coupa is gebruiksvriendelijke cloud-based software voor e-Procurement en leverancierssamenwerking, voor onder andere het gehele order- en facturatieproces.

Waarom Coupa?

Renewi streeft ernaar, om met behulp van Coupa, op een transparante en efficiënte manier met haar leveranciers samen te werken en het order- en facturatieproces verder te verbeteren. Middels Coupa creëert Renewi een eenvoudige manier van werken voor zowel haar leveranciers als haar medewerkers via één gedeeld platform, de Coupa Supplier Portal (hierna: CSP). Alle interacties met leveranciers, zoals het verzenden van inkooporders, het ontvangen van facturen, en communicatie en informatie-updates zullen gestroomlijnd worden via de CSP (of via een cXML verbinding).

Hoe werkt Coupa?

Inkooporders (ook wel: bestellingen of POs): direct, compleet en transparant
Via Coupa verstuurt Renewi bestellingen, in de vorm van een inkooporder, naar haar leveranciers. De leverancier ontvangt deze order in de CSP waar hij/zij deze online kan bevestigen en indien nodig aan kan passen. De leverancier krijgt tevens een notificatie per e-mail met een kopie van de inkooporder, zelfs als hij/zij geen profiel heeft aangemaakt op de CSP. Het ontvangen van een inkooporder via de CSP biedt tevens de mogelijkheid om de order eenvoudig om te zetten (‘flippen’) in een factuur, waardoor de factuurgegevens automatisch ingevuld en in lijn met de order zijn. De CSP biedt daarnaast een volledig en transparant overzicht van alle ontvangen inkooporders.

Facturen: eenvoudig, intuïtief en snel
Leveranciers kunnen hun facturen rechtstreeks via de CSP, of via een cXML verbinding, naar Renewi versturen. Dit maakt het proces consistent en transparant. Renewi is in staat deze facturen elektronisch te verwerken, waardoor de factuur correct en snel verwerkt kan worden. Daarnaast biedt de CSP een transparant overzicht van alle verstuurde facturen inclusief factuurdetails, zoals betalingsstatus.

Zichtbaarheid
De CSP biedt de leverancier real time inzicht in de status van facturen, zoals de betaalstatus, maar ook wanneer Renewi mogelijk een opmerking heeft op een factuur. Voor Renewi is het mogelijk om de status van de verzonden order te volgen. Daarnaast kan Renewi, zodra de leverancier zich heeft geregistreerd in de CSP, zien wat voor producten en/of diensten de leverancier aanbiedt.

Naleving
Het verzenden van orders, facturen en betalingen via Coupa biedt een hoge mate van ‘compliance’ als gevolg van consistente en transparante processen. Renewi wil al haar leveranciers aansporen om via de CSP samen te werken om processen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen.

Up-to-date zijn
Leveranciers kunnen zelfstandig hun bedrijfsgegevens updaten via de CSP, waardoor zowel Renewi als de leverancier altijd over de juiste gegevens te beschikt. Op deze manier waarborgen wij samen tijdige levering van orders en betaling van facturen.

Indien u geïnteresseerd bent in meer informatie aangaande Coupa, ga dan naar de Coupa Success Portal pagina voor leveranciers: https://success.coupa.com/Suppliers/For_Suppliers

Samenwerking via Coupa?

De CSP is een online leveranciersportaal waar leveranciers kunnen samenwerken met Renewi. Zodra leveranciers een uitnodiging (per e-mail) hebben ontvangen van Renewi, hoeven zij zich enkel eenmalig gratis te registeren om een profiel aan te maken. Vanaf het moment van registratie is het mogelijk voor leveranciers om online orders te ontvangen en (credit)facturen te versturen.

Renewi Demo – CSP Registratie en Profiel Beheer

Vanaf juni 2021 wordt er voor de Belgische Renewi entiteiten afgestapt van oude bestel- en facturatieprocedures. Leveranciers zullen hun orders vanaf dat moment gaan ontvangen via Coupa. Daarnaast worden zij verzocht ook hun facturen te versturen via dit systeem.
Zie hieronder voor welke entiteiten dit van toepassing is:

  • Renewi NV (BTW: BE0437.748.330)
  • Renewi Belgium NV (BTW: BE0429.366.144)
  • Renew Valorisation & Quarry NV (BTW: BE0440.853.122)
  • Renewi Wood Products NV (BTW: BE0405.415.161)
  • Renewi Logistics NV (BTW: BE0456.629.676)
  • BLSP NV (BTW: BE0448.106.643)

Indien een leverancier zaken doet met meerdere entiteiten van Renewi, kan het zijn dat een deel van de inkooporders wel via Coupa wordt ontvangen en een ander deel niet via Coupa wordt ontvangen. Leveranciers worden verzocht om inkooporders ontvangen via Coupa te beantwoorden met een factuur via Coupa. Voor orders die buiten Coupa om worden ontvangen, mag het oude/huidige facturatieproces aangehouden worden. Zie hieronder voor welke uitzonderingen dat geldt.

Uitzonderingen voor samenwerking via Coupa:

  • 1De leverancier heeft een order ontvangen vanuit een Renewi entiteit die niet over gaat op Coupa of nog niet is overgegaan op Coupa;
  • 2Er is een alternatief (meestal automatisch) orderproces opgezet met de leverancier vanwege specifieke karakteristieken van de activiteiten tussen de leverancier en Renewi.