1. Homepage
  2. Renewi leveranciers
  3. FAQ FAQ

Algemene vragen

Waarom stapt Renewi over naar Coupa?

Door over te stappen naar Coupa helpt Renewi bij het creëren van een fit-for-future organisatie waarbij de samenwerking voor zowel leveranciers als Renewi medewerkers eenvoudiger wordt, inclusief efficiëntere inkooporder (PO's) en facturatieprocessen.

Wat is Coupa?

Coupa is een cloud-based inkoopplatform (e-Procurement) waar via Renewi inkooporders zal gaan versturen naar leveranciers en daarnaast leveranciers ook hun facturen gaan versturen naar Renewi. Op deze manier is het mogelijk om het order- en facturatieproces te automatiseren, efficiënter en transparanter te maken en de samenwerken met leveranciers te versterken.

Hoe zal dit de manier waarop we samenwerken beïnvloeden?

De overstap naar Coupa betekent dat Renewi en haar leveranciers kunnen samenwerken via een gedeeld platform, de Coupa Supplier Portal (CSP), of via een geautomatiseerde cXML-verbinding. Alle interacties zoals het verzenden/ontvangen van inkooporders en facturen, communicatie en informatie-updates worden gestroomlijnd.

Wanneer zal deze verandering van invloed zijn op de leveranciers van Renewi?

Om inzichtelijk te hebben wanneer er precies wat verandert verwijzen wij u graag door naar de ‘Coupa’ sub-pagina. Open hier het document ‘Tijdslijnen - Samenwerken via Coupa’.

Waar kunnen leveranciers van Renewi hun facturen naar sturen totdat Coupa live gaat?

Het huidige facturatieproces blijft van toepassing totdat Coupa live gaat. Voor de juiste adres- en betaalgegevens verwijzen wij u graag door naar de ‘Facturen’ sub-pagina, waar u het document ‘Renewi Benelux Betaalgegevens’ kunt openen.

Zijn er voor leveranciers kosten verbonden aan de nieuwe samenwerking via Coupa?

Nee er zijn geen kosten aan verbonden voor leveranciers. Orders ontvangen, en facturen versturen, via de CSP of via een cXML verbinding is en blijft geheel kosteloos.

Indien een leverancier graag op de huidige manier wil blijven samenwerken met Renewi, is dit mogelijk?

Het is mogelijk voor de korte termijn om orders te ontvangen, en facturen te versturen, op de huidige manier zoals leveranciers dat nu gewend zijn (via e-mail of post). Echter, wanneer de leverancier volgend jaar via Coupa inkooporders ontvangt (midden 2021), zullen we de leverancier sterk willen aanmoedigen om facturen via Coupa te versturen, zodat zowel de leverancier als Renewi voordelen kan realiseren.

Facturen

Het aanmaken van een factuur via de CSP

Hoe kan een leverancier via de CSP een factuur aanmaken?

Afhankelijk van de afspraken die u als leverancier heeft gemaakt met Renewi, kan een leverancier via de CSP op drie verschillende manieren een factuur aanmaken:

  1. Op basis van een inkooporder:
    De leverancier dient hiervoor naar de ‘Orders’ tab te gaan. Door op de gouden muntjes te klikken kan desbetreffende order direct worden omgezet (‘flippen’) in een factuur. Hierdoor zijn de meeste factuurvelden direct ingevuld. Daarnaast kan een leverancier ook naar de ‘Facturen’ tab gaan en klikken op ‘Factuur maken vanuit inkooporder’.
  2. Op basis van een contract:
    De leverancier dient hiervoor naar de ‘Facturen’ tab te gaan en te klikken op ‘Factuur maken vanuit contract’. De leverancier dient in de volgende stap het desbetreffende contract te selecteren.
  3. Lege factuur:
    De leverancier dient hiervoor naar de ‘Facturen’ tab te gaan en te klikken op ‘Lege factuur’.

Voor meer informatie ga naar de ‘Facturen’ sub-pagina en open de training en handleiding documenten.

Wat betekent het ‘flippen’ van een inkooporder naar een factuur?

Het "flippen" van een inkooporder betekent dat alle informatie van de inkooporder direct wordt geconverteerd naar een corresponderende factuur. Door deze handeling worden de meeste factuurvelden direct automatisch ingevuld. De enige informatie die nog moet worden toegevoegd is het juiste belastingtarief.

Is het mogelijk om ondersteunende informatie bij de factuur te voegen?

Eventuele ondersteunende informatie behorende bij een factuur (urenstaten, kilometers, hotelrekeningen etc.) kan worden toegevoegd via 'Bijlage’. Enkel, het is niet mogelijk om de factuurvelden leeg te laten en een PDF factuur toe te voegen als bijlage welke compleet als factuur zou moeten gelden.

Kunnen meerdere facturen ingediend worden?

Het is mogelijk om meerdere malen te factureren tegen een enkele inkooporder. Klik op de gouden muntjes in de ‘Order’ tab om een factuur aan te maken, zoals dat normaal gesproken uitgevoerd zou worden, en voer het bedrag in dat op de factuur vermeld dient te worden. De volgende keer dat u wilt factureren tegen de inkooporder, doet u hetzelfde. Op deze manier factureert u in principe tegen een zogenaamde 'blanket PO'. Zodra het bedrag op de factuur hoger is dan het oorspronkelijke inkooporder bedrag wordt de aanvrager hiervan op de hoogte gesteld en is aanvullende goedkeuring nodig.

Is het mogelijk om mijn eigen factuurnummer handmatig toe te voegen, zodat de nummering in oplopende volgorde is (volgens de eisen van de belastingdienst)?

Ja, op het moment dat u een factuur aanmaakt, is een van de verplichte velden het opgeven van een factuurnummer. Dit veld voor het factuurnummer is bedoeld om u, als leverancier, de mogelijkheid te geven om het nummer te gebruiken dat door uw eigen administratie op de inkooporder kan worden aangemaakt.

Wat is de factuurcode die ik moet invullen in het veld ‘’Factuurcode’’?

De factuurcode die u moet invullen is een code die mogelijk afkomstig is uit uw eigen administratie of die u wilt gebruiken voor uw eigen referentie.

Ik wil factureren in een andere valuta dan vermeld op de inkooporder. Hoe doe ik dit?

In het scherm ‘Facturen’ kunt u de juiste valuta selecteren waarin u wilt factureren. De CSP bestaat uit alle wisselkoersen, zodat de factuur nog steeds kan worden gematcht met de inkooporder.

Is het mogelijk om eenvoudig timesheets toe te voegen in een bijlage, als ik uren en kilometers factureer?

Op het moment dat u een factuur aanmaakt, wordt een groot deel van de velden automatisch ingevuld. Het is mogelijk om een bijlage toe te voegen, zoals uw timesheets.

Hoe wijzig ik een prijs van de inkooporder voor de factuur?

In het Factuurscherm kunt u de prijs wijzigen. Realiseert u zich dat het wijzigen van de prijs automatisch leidt tot een uitzondering op de factuur omdat de gevraagde eenheidsprijs niet meer overeenkomt met de gefactureerde eenheidsprijs. Wij raden u aan de aanvrager te contacteren om de inkooporder te wijzigen.

Welke soorten bestanden kan ik bij een factuur voegen?

Voor het scannen van facturen moeten de bijlagen van de volgende types zijn: PNG, GIF, JPG, JPEG, PJPEG, TIFF of PDF. Een bijlage kan maximaal 100 MB zijn, maar om redenen van prestatievermogen kunt u overwegen de grootte van de bijlage te beperken tot 16 MB.

Hoe kan ik een factuur met meerdere Btw-tarieven indienen?

Per regel kunt u slechts één Btw-tarief aangeven. Indien u meerdere Btw-tarieven heeft dient de aanvrager u te voorzien van meerdere regels op de inkooporder. Indien dit niet het geval is, neem dan contact op met uw aanvrager zodat hij/zij de inkooporder kan aanpassen.

Facturen wijzigen na indiening in CSP

Waarom kan ik een factuur niet bewerken, annuleren of verwijderen?

Als een factuur eenmaal is ingediend, kan deze op geen enkele manier meer worden gewijzigd. Dit garandeert de integriteit van de factuurverwerking. In dit geval moet u een creditnota indienen die verwijst naar de originele factuur.

Hoe maak ik een creditfactuur aan?

Log in op de CSP en klik op het tabblad ‘Orders’ in het hoofdmenu. Kies de inkooporder waar u een tegoed voor wilt aanmaken en selecteer de rode munten. U maakt een negatieve factuur aan met een negatieve hoeveelheid of een negatief bedrag. Daarnaast is het ook mogelijk om naar de tab ‘Facturen’ te gaan en te klikken op ‘Creditnota maken’.  *
Let op: dit is belangrijk. Een creditnota moet altijd een negatief bedrag hebben. U kunt hiervoor zorgen door een minteken (-) te plaatsen voor de hoeveelheid (of voor het bedrag als de factuur op bedrag is gebaseerd).

Wat gebeurt er als u het minteken voor het bedrag in het creditfactuurgedeelte vergeet?

Dan kan de creditfactuur niet als zodanig worden behandeld. Deze moet worden doorgegeven, zodat de factuur kan worden geweigerd. U kunt dan een nieuwe factuur indienen.

Kan ik een factuurnummer hergebruiken als Renewi het heeft verwijderd?

Ja, als we een factuurnummer aan onze kant verwijderen, kunt u deze opnieuw gebruiken.

Beheer van mijn facturen in CSP

Hoe weet ik of er een factuur is geregistreerd door Renewi?

Klik in het hoofdmenu op het tabblad ‘Facturen’. Zoek naar facturen die nog als concept staan vermeld, deze moeten worden bewerkt en vervolgens worden ingediend. Zorg ervoor dat u de filters hebt uitgeschakeld in het vak ‘Bekijken’ om alle facturen te zien. Als de factuur er niet is, dan staat deze niet in het systeem.

Wat doet de Export knop?

U kunt rijen exporteren naar een CSV-bestand, een Excel-document of wettelijke facturen in bulk exporteren in een gecomprimeerd (.zip) bestand. 

Wanneer u een tabel met minder dan 500 rijen exporteert, wordt het bestand onmiddellijk naar uw computer gedownload. Wanneer een tabel meer dan 500 rijen bevat, ontvangt u het geëxporteerde bestand gezipt in een e-mail. Standaard is het maximum aantal rijen dat u kunt exporteren 200.000. Als u probeert een grotere tabel te exporteren, krijgt u een foutmelding dat slechts 200.000 rijen worden geëxporteerd.

Opmerking: Er is geen beperking op het aantal facturen of de bestandsgrootte bij het exporteren van wettelijke facturen.

Tip: Voor de beste prestaties wordt aanbevolen om niet meer dan 1.000 facturen tegelijk te exporteren.

Wat gebeurt er als ik een factuur verstuur voor meer dan het inkooporder-bedrag?

Zodra u het inkooporder-bedrag overschrijdt, zal de factuur een specifieke stroom binnen Coupa invoeren. De AP afdeling en de aanvrager worden op de hoogte gebracht en dienen ofwel het verschil te accepteren ofwel de oorspronkelijke inkooporder aan te passen.

Overige onderwerpen

Facturering via cXML

XML (eXtensible Markup Language) is een meta-markup taal die gebruikt wordt om syntaxis voor talen te maken. Het is ook een standaard voor het doorgeven van gegevens tussen toepassingen, met name die welke over het internet communiceren.

cXML maakt het mogelijk voor inkooporganisaties, leveranciers, dienstverleners en tussenpersonen om te communiceren met behulp van een enkele, standaard, open taal. Succesvolle business-to-business elektronische handel (B2B e-commerce) portalen zijn afhankelijk van een flexibel, breed geaccepteerd protocol. cXML is een goed gedefinieerde, robuuste taal die speciaal is ontworpen voor B2B e-commerce, en het is de keuze van de inkooporganisaties en leveranciers met een hoog volume.

Facturatie tegen contract

Met deze manier van werken kunt u direct facturen uit het contract dat wij voor u in het systeem hebben, indienen. In eerste instantie is een inkooporder naast het contract niet van toepassing, zodat leveranciers direct kunnen factureren. In de toekomst dient Renewi een inkooporder (PO) in en dienen leveranciers facturen in tegen deze inkooporder.

Hoe weet ik of ik kan factureren op basis van een contract?

In de mededeling die u ontvangt op de dag van de Coupa inschrijvingsuitnodiging wordt vermeld of u als factuur tegen contractleverancier bent aangemerkt. Dit is gebaseerd op de eerste beslissingen die binnen Renewi zijn genomen en hoogstwaarschijnlijk op de huidige manier van werken met leveranciers. Indien dit het geval is zal u dit besproken hebben met uw Renewi contactpersoon. Indien u graag tegen contract wilt factureren, maar dit nu voor u nog niet mogelijk is, kunt u contact opnemen met uw Renewi contactpersoon om de mogelijkheden te bespreken.

Als ik mag factureren op basis van een contract, moet ik me dan nog steeds registreren op het Coupa Supplier Portal (CSP)?

Ja, door u te registreren bij de CSP bent u in staat om uw gebruikers- en bedrijfsgegevens in te stellen. Vanuit de CSP-omgeving kunt u uw facturen tegen het contract inleveren.

Hoe vaak kan ik in het nieuwe systeem een factuur sturen?

Zo vaak als u denkt dat het gepast is en waarschijnlijk in dezelfde frequentie als voorheen.

Moet ik mijn contract elk jaar vernieuwen om verder te kunnen gaan met de facturatie tegen contract in de CSP?

Ja, een niet-vervallen contract moet in het systeem staan om Leveranciers in staat te stellen facturen in te dienen tegen een contract. Neem contact op met uw Renewi contactpersoon om de juistheid van het contract te controleren.

Hoe dien ik mijn factuur in tegen contract?

In het tabblad 'Factuur' kunt u de knop 'Factuur maken vanuit contract' selecteren. U selecteert het contract waartegen u een factuur wilt aanmaken. U maakt factuurregels aan per goed, en/of per dienst. De manier waarop u uw factuur structureert, bepaalt u zelf. Houd er rekening mee dat u een andere regel moet aanmaken per verschillend belastingtarief, omdat het niet mogelijk is om meerdere belastingtarieven per regel te hebben.